从事人力资源管理工作，离不开与人沟通，谈话作为日常人事管理的工具和手段，越来越受到管理者的重视。人事谈话有别于企业其他方面的沟通，因为人事谈话直接涉及到当事人的切身利益。当人力资源部人员找员工谈话时，有的会想是不是要提升我？有的则担心被炒鱿鱼。正是由于人力资源部在企业中负责人员的晋升、考核、薪酬甚至是去留，所以有必要重视人事谈话并形成制度加以规范。
精心准备
不同内容的谈话，目的各有不同，但人事谈话的根本目的在于了解员工的思想动态，加强企业与员工之间的有效沟通，并通过谈话形成良好的工作氛围。出于这种目的，人事谈话需要精心准备和安排，其中要注意谈话氛围的营造。根据心理学理论，环境的改变对人的心情会造成一定的影响，从而又会影响到谈话的效果。人事谈话必须注意软硬件环境的营造，在硬件环境上，一要相对独立，避免受外界干扰，防止谈话内容外泄；二要整洁宁静，有利于心情的放松。在软件上，要根据谈话的内容，调节谈话氛围，注意谈话的技巧。
区分谈话内容
日常性人事谈话是指公司内部员工的人事变动谈话，包括员工的转正、晋升、调岗、降职、辞职、辞退及开除等方面的谈话。谈话的具体内容包括：岗位工作内容、职责及部门岗位工作情况；上下级关系、公司工作环境；对公司目标及各项规章制度的理解和疑问；个人在公司的发展方向及短期规划；对人力资源及培训工作的认识；其他建议及意见。命题性人事谈话是指针对某一情况或指定内容而进行的人事谈话，由人力资源部根据公司实际情况或焦点性问题进行命题，选择有关人员进行谈话。具体谈话内容视实际情况而定。
把握谈话程序
日常人事变动谈话应首先知会谈话对象所在部门，然后通知谈话对象本人具体的时间地点。其次，具体谈话时应如实记录谈话内容，并经谈话对象本人当场签名确认后，及时将《人事谈话原始记录》反馈给授权负责人。必要时，由人力资源部根据人事谈话反映的问题或信息，以其他形式反馈或落实到相关部门。而命题性人事谈话可采用面谈或其他形式，由人力资源部按日常人事谈话程序及形式操作。
注意谈话技巧
企业的人事谈话目的性都比较明确，都希望通过谈话影响对方，使之顺应企业要求。对员工正面的谈话，是对员工予以晋升、晋级或对员工个人发展有利的决定，这种谈话只需给对象以肯定，并大胆的指出缺点，提出期望与要求，比较容易掌握。
人事谈话的困难点是对员工负面的、处罚性的谈话。每个人在谈到自己缺点的时候都会有一种潜在的自我保护意识，所以谈话的首要问题就是冲破对方潜在的保护层，让员工从正面的角度看待问题。例如，一个部门削减，这个部门可能会推荐人到另外的部门去，先内部消化。把公司内部所有的空缺拿出来，如果有吻合员工的，就让他来面试。这样员工就会从正面来看待公司的处理，觉得公司是为员工着想的，不至于对员工的心理产生太大的负面影响。
另外，还要掌握充足的资料并合理运用。对员工的降职、降级等处理不能凭主观臆测，而应该指出具体的不足。最好的办法是让员工对自己的工作失误及不足先做出评价，然后依据公司制度确定其严重性，同时仍需要给对方以鼓励。
处罚性人事谈话最忌突如其来，情绪控制能力差的员工容易即刻表现出诸如愤怒、争辩、沉默、悲伤等反应，对之后的谈话形成难于逾越的障碍。因此，要以暗示的方式先让员工有心理上的准备。
员工面对被处罚甚至辞退的状况，有的时候任何技巧都是无力的，搞得不好甚至会带来负面效果，此时真诚是第一位的。任何时候都要掌握一个原则：“合法、合理、合情”。“对于被裁员工，人力资源部门一般要走三个步骤”，朗讯人力资源总监林钢说：“首先是经济上的补偿，其次是为被裁员工寻找再就业的机会，最后是通过他们的直线主管对被裁员工给予心灵上的安抚，减少他们的痛苦。”
建立反馈制度
人力资源部作为人事谈话的执行者，必须建立谈话的考核与反馈制度。人力资源部对人事谈话的及时性、保密性、真实性负责，对谈话的信息反馈负责，并有责任将公司的人事谈话形成制度，同时训练中高级主管掌握谈话程序及谈话技巧。日常性人事变动谈话均应由人力资源部对《人事谈话原始记录》整理并报上级主管审阅；命题性人事谈话的原始记录，要由人力资源部妥善保存。
作者: 曹丽芳
